Representación 

TIPOS DE REPRESENTACIÓN EN SEDE ELECTRÓNICA

En la Oficina Virtual BizkaiBai hasta el 1-08-2021 sólo los profesionales colaboradores del Departamento de Hacienda y Finanzas, (representantes habilitados) podían actuar en nombre de terceras personas. 

Desde el 1-08-2021 se abren las posibilidades de representación en el ámbito tributario gracias al Registro Electrónico de Apoderamientos de la Diputación Foral de Bizkaia (REA), permitiendo actuar a representantes legales y representantes voluntarios no profesionales al margen de los habituales representantes habilitados.

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QUÉ PASOS DAR SI...

    • Si soy representante legal de una persona física o jurídica: Deberé acceder al apartado Mis Gestiones / Registro de apoderamientos (Yo represento / añadir persona representada / Inscripción legal) y aportar la documentación que demuestre tal condición.
      • Nota1: En ocasiones, el Departamento de Hacienda y Finanzas actúa de oficio dando de alta representantes legales (de fallecidos, de menores, …).
      • Nota2: Las representaciones tipo legal tendrán una vigencia máxima de 5 años.
    • Si quiero que me represente un tercero (familiar, amigo, …) por medio de la representación voluntaria:
      1. La persona representada será quien deba dar el primer paso desde Mis Gestiones / Registro de apoderamientos (Me representan / Añadir representante / Otorgamiento voluntario) identificando a la persona representante y alcance de la representación.
      2. La persona representante deberá acceder a Mis Gestiones / Registro de apoderamientos (Yo represento) y aceptar la representación otorgada.

      Nota: Los apoderamientos voluntarios tendrán una vigencia máxima de 5 años.

    • Si quiero que me represente un Representante Habilitado (profesional):
      1. La persona representante accederá al apartado Mis Gestiones / Registro de apoderamientos (Yo represento / añadir persona representada / Solicitud de otorgamiento voluntario habilitado), definiendo el alcance de la representación y seleccionando la vía de registro del otorgamiento (carta al domicilio fiscal de la persona representada o comparecencia en sede de esta).
      2. Si carta, la persona representada comunicará a la persona representante la clave de cliente recibida en su domicilio fiscal por medio de la carta y este procederá a su introducción desde el apartado Mis Gestiones / Registro de apoderamientos (Yo represento).
      3. Si comparecencia en sede de la persona representada, esta accederá al apartado Mis Gestiones / Registro de apoderamientos (Me representan), desde donde podrá aceptar y registrar el otorgamiento.
      • Nota1: Los apoderamientos voluntarios habilitados tendrán una vigencia máxima de 7 años.
      • Nota2: Si ya tenía representante ante la Oficina Virtual BizkaiBai no es necesario hacer nada, ya que dichas representaciones han sido migradas al Registro Electrónico de Apoderamientos.
    • Si quiero que me representen exclusivamente para Renta y Patrimonio del ejercicio actual: Además de los tipos de representación anteriores, podrá hacer uso de la clave de representación que podrá obtener durante la campaña de renta de cada año y facilitársela a quien vaya a actuar como su representante para ser introducida en la web de renta.

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  • La persona representante podrá renunciar a un apoderamiento vigente desde el apartado Mis Gestiones / Registro de apoderamientos / Yo represento / Acciones / Renunciar.

    La persona representada podrá revocar un apoderamiento vigente desde el apartado Mis Gestiones / Registro de apoderamientos / Me representan / Acciones / Revocar.

    Se genera e-mail de aviso a la persona representada en el caso de renuncia y a la persona representante en el caso de revocación.

    En función del tipo de representación la persona que inicia el proceso de alta del apoderamiento también podrá solicitar la modificación de un apoderamiento vigente desde el correspondiente apartado de Acciones / Modificar.

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A QUÉ FACULTA UN APODERAMIENTO

Una representación legal faculta a realizar cualquier actuación ante la Diputación Foral de Bizkaia.

Un apoderamiento voluntario o voluntario habilitado faculta a realizar las actuaciones relacionadas con los procedimientos seleccionados en el proceso de alta del apoderamiento y las facultades marcadas para cada uno de ellos.

De modo muy simplificado, las facultades representan lo siguiente:

  • Facultad A: Presentar (solicitudes, escritos, …) y realizar segundas actuaciones en la fase de iniciación del expediente, es decir relacionadas con la presentación inicial (adjuntar documentación, modificar la forma de pago seleccionada, contestación a requerimiento de subsanación, …). Podrán consultar todas las presentaciones de la persona representada, independientemente de quien lo haya presentado.
  • Facultad B: Además de lo incluido en la facultad A, permite realizar segundas actuaciones en cualquier fase del expediente administrativo (interponer recurso de reposición, presentación de alegaciones, contestación a requerimientos, ….), consultar información de cualquier fase del expediente incluidas la recepción y acceso a las notificaciones relacionadas con el expediente.
  • Facultad C: Acceder a la información de los expedientes de la persona representada, sin poder actuar en los mismos.
  • Facultad D: Recibir notificaciones que comunican el inicio de un procedimiento de oficio.
  • Para evitar que todos los representantes actuales de BizkaiBai deban dar de alta nuevamente en sede electrónica todos los apoderamientos con sus clientes, se ha regulado (Disposición Transitoria primera del DF100/2020) una equiparación transitoria de estos apoderamientos de modo que:

    Equiparación de niveles de representación BizkaiBai con facultades de representación REA

    Nivel de representación O.V. BizkaiBai Facultad de representación sede
    1 A
    2 B
    3 B
    4 B

    Principales diferencias que supone esta equiparación:

    1. La persona representante podrá acceder al expediente de la persona representada aunque la persona representante no fuera quien presentó la declaración que originó la generación del expediente.
    2. La persona representante con niveles 2 y 3, ahora equiparados a facultad B, podrá ser destinataria de las notificaciones de su cliente.

    Equiparación temporal

    En función de la fecha en que se dio de alta el apoderamiento en la Oficina Virtual BizkaiBai, se ha establecido una fecha fin de vigencia para los apoderamientos migrados, con la intención de que no caduquen todos en un mismo momento y que las asesorías puedan ir de forma gradual dando de alta nuevos apoderamientos conforme a sus necesidades y a las posibilidades que ahora brinda el Registro Electrónico de Apoderamientos de la Diputación Foral de Bizkaia.

    Podrá ver las fechas de fin de vigencia de sus apoderamientos desde el apartado Mis Gestiones / Registro de apoderamientos / Yo represento.

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CASOS DE REPRESENTACIÓN

Una empresa, haciendo uso de su certificado de representante de entidad puede designar a una persona física (empleado de la empresa) como autorizado de entidad suyo (apartado Mis Gestiones / Registro de apoderamientos / Yo autorizo / añadir autorización / …de entidad).

Este autorizado haciendo uso de un sistema de identificación y firma propio (bak, bakQ o certificado) deberá aceptar la autorización (apartado Mis Gestiones / Registro de apoderamientos / Me autorizan) y desde ese momento podrá realizar todos los trámites de la empresa conforme a las facultades que le hayan designado.

De cara a los justificantes y formularios de las actuaciones no figurará en ningún momento el nombre del autorizado sino el de la empresa actuando en nombre propio.

Nota: Las autorizaciones tendrán una vigencia máxima de 5 años.

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  • Debo ser miembro de alguna de las entidades con las que el Departamento de Hacienda y Finanzas tiene suscrito acuerdo de colaboración para que sus asociados colegiados puedan actuar en nombre de terceras personas como representantes habilitados. Ver listado.

    Será el propio Colegio - Asociación quien a través de la sede electrónica inicie el proceso identificando al asociado-colegiado. El asociado-colegiado firmará la adhesión al acuerdo de colaboración (apartado Mis Gestiones / Registro de apoderamientos / Mis adhesiones) pasando a ser representante habilitado.

    En cualquier momento el propio colegio-asociación podrá suspender la condición de habilitado de su asociado-colegiado.

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  • Un representante habilitado o un representante voluntario con más de 30 apoderamientos vigentes puede nombrar a una persona física (empleado suyo) como autorizado de representante (apartado Mis Gestiones / Registro de apoderamientos / Yo autorizo / añadir autorización / …de representante).

    Este autorizado haciendo uso de un sistema de identificación y firma propio (bak, bakQ o certificado) deberá aceptar la autorización (apartado Mis Gestiones / Registro de apoderamientos / Me autorizan).

    Una vez creado, desde el apartado Mis Gestiones / Registro de apoderamientos / Yo autorizo / Acciones / Asociar clientes el autorizante puede asignar clientes a sus autorizados, permitiendo de este modo una mejor organización y reparto de la cartera de clientes dentro de la asesoría. Mientras un autorizado de representante no tenga asignados clientes no podrá actuar en nombre de ningún cliente.

    A la hora de crear autorizados de representante si se le designa la facultad GP (Gestión de Poderdante) ese autorizado pasa a poder gestionar la asignación de clientes - empleados (autorizados) desde el apartado Mis Gestiones / Registro de apoderamientos / Me autorizan / Acciones.

    De cara a los justificantes y formularios de las actuaciones en nombre de los clientes no figurará en ningún momento el nombre del autorizado sino que como representante aparecerán los datos de la asesoría-asesor.

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